REGES-ONLINE și raportarea clasificărilor privind handicapul – conformitate administrativă esențială pentru urmărirea cotei de 4%
Portalul modernizat REGES-ONLINE, disponibil din 1 aprilie 2025, marchează o etapă semnificativă în digitalizarea relațiilor de muncă, dar poate reprezenta totodată o provocare de ordin tehnic și administrativ pentru angajatori. REGES-ONLINE, platforma succesoare a aplicației Revisal, a devenit operațională la 1 aprilie 2025, în urma intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025.
Prezentul demers se concentrează asupra noii obligații de raportare a încadrărilor în grad de handicap, introdusă prin HG nr. 295/2025. Această obligație trebuie înțeleasă inclusiv în contextul Legii nr. 448/2006 privind protecția și promovarea drepturilor persoanelor cu handicap, care impune angajatorilor cu minim 50 de salariați respectarea cotei minime de 4% persoane încadrate în grad de handicap. Includerea acestor date în REGES-ONLINE facilitează monitorizarea respectării acestei cote legale.
Începând cu 31 septembrie 2025, utilizarea REGES-ONLINE devine obligatorie pentru toți angajatorii, iar vechea aplicație Revisal va fi dezactivată la 1 octombrie 2025.
Raportarea statutului de handicap în REGES – între formalism și responsabilitate
Conform HG nr. 295/2025, angajatorii au obligația de a transmite informații detaliate referitoare la persoanele încadrate în grad de handicap prin platforma REGES-ONLINE, inclusiv gradul, tipul de handicap și durata certificatului de încadrare. Această raportare se aplică inclusiv contractelor individuale de muncă deja existente.
Noțiunea de „handicap” este un concept juridic precis, definit în legislația specială, care nu trebuie confundat cu cel de „invaliditate”. Handicapul implică o afectare semnificativă a participării persoanei în viața socială și profesională, justificând măsuri suplimentare de protecție și incluziune. Clasificarea handicapului este dublă: pe de o parte, în funcție de grad — ușor, mediu, accentuat sau grav; pe de altă parte, în funcție de tip — fizic, vizual, auditiv, somatic, mintal, psihic, boli rare, HIV/SIDA, asociat sau surdocecitate.
Încadrarea oficială se face pe baza unui certificat emis de comisiile de evaluare, care devine relevant și din perspectiva înregistrării în REGES-ONLINE. Invaliditatea, pe de altă parte, are un regim juridic distinct și se referă strict la capacitatea de muncă a unei persoane, evaluată din punct de vedere medical. Astfel, handicapul și invaliditatea sunt concepte juridice reglementate separat, iar obligația de raportare vizează exclusiv salariații încadrați în grad de handicap.
Până când și cu ce risc: termenul-limită și consecințele neconformării
Completarea și transmiterea datelor în REGES-ONLINE constituie o obligație exclusivă a angajatorului. Angajatorul este responsabil pentru înscrierea informațiilor relevante: gradul, tipul de handicap și perioada de valabilitate a certificatului de handicap. Certificatul de încadrare în grad de handicap trebuie păstrat în dosarul personal al salariatului, conform obligației legale de a menține un dosar complet și actualizat.
Conform Legii nr. 448/2006, angajatorii cu cel puțin 50 de angajați au obligația de a asigura un procent de minimum 4% persoane încadrate în grad de handicap sau pot opta pentru plata unei contribuții lunare către bugetul de stat, altfel riscând sancțiuni. Angajatorii au obligația de a completa și transmite datele cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat. Modificările datelor privind gradul, tipul de handicap și durata certificatului de încadrare trebuie transmise în termen de 3 zile lucrătoare de la înregistrarea documentului. Neîndeplinirea obligației în termenul de 3 zile poate atrage aplicarea unei sancțiuni cu amenda între 5.000 lei și 8.000 lei.
Neconformarea angajatorilor privind înscrierea informațiilor referitoare la angajații cu handicap în REGES-ONLINE, în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a hotărârii, este contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.
Legea în contextul practic – ce trebuie reținut
Această schimbare poate avea un impact considerabil asupra includerii persoanelor cu dizabilități. Raportarea în REGES-ONLINE facilitează evidența și centralizarea datelor referitoare la persoanele cu handicap încadrate în muncă, asigurând transparența și monitorizarea corespunzătoare a relațiilor de muncă. Obligația de raportare în REGES-ONLINE a încadrării în grad și tip de handicap se aliniază cu mecanismele prevăzute de Legea nr. 448/2006.
Includerea persoanelor cu handicap în câmpul muncii nu este doar un gest de normalitate, ci și o obligație bine definită. Odată cu intrarea în vigoare a HG nr. 295/2025, angajatorii trebuie să acorde o atenție sporită integrării reale și respectării cerințelor legale, inclusiv completarea în REGES-ONLINE a datelor privind gradul, tipul și durata certificatului de handicap. Gestionarea corectă a acestor obligații presupune respectarea cadrului legal, adaptare la sustenabilitatea businessului și echilibrul între conformare și funcționalitate operațională.
