Angajatorii au o nouă responsabilitate: accesul în Spațiul Privat Virtual al Inspecției Muncii
Angajatorii vor fi obligați să se înroleze într-un nou Spațiu Privat Virtual (SPV) al Inspecției Muncii, care va deveni canalul oficial de comunicare cu inspectoratele teritoriale de muncă. Noua platformă va permite transmiterea electronică a documentelor, inclusiv a celor necesare în cadrul controalelor. Obligația va fi introdusă printr-un act normativ aflat în pregătire, iar termenele de înrolare vor fi anunțate ulterior.
„Spațiul Privat Virtual (SPV) al Inspecției Muncii va deveni canalul oficial de comunicare dintre inspectoratele teritoriale de muncă și angajatori. Darea în folosință a SPV va fi însoțită de un act normativ, aflat în prezent în pregătire, care va stabili obligația de înrolare a angajatorilor și termenul până la care aceasta trebuie îndeplinită – după modelul deja parcurs la Reges-Online”, se arată într-un comunicat oficial.
Conform inspectorului general de stat, Dantes Nicolae Bratu, noul sistem va permite centralizarea întregii corespondențe dintre angajatori și inspectoratele teritoriale de muncă. „SPV-ul nu este un portal în plus. Este canalul unic prin care se va purta întreaga corespondență dintre angajator și inspectoratul teritorial de muncă”, a declarat Bratu.
Pe platformă vor putea fi transmise atât documentele emise de inspectoratele teritoriale de muncă, cât și cele solicitate angajatorilor în cadrul controalelor. „Prin SPV vor circula documentele în ambele sensuri, într-un singur loc, trasabil și cu dată certă: dinspre inspectoratul teritorial de muncă, respectiv procese-verbale de control, măsuri dispuse și termene de conformare, procese-verbale de cercetare a evenimentelor, avize și notificări, precum și orice alte documente prevăzute de actele normative; dinspre angajator: documentele solicitate pentru efectuarea controlului, dosarul de cercetare a evenimentelor aflate în competența proprie, documentația supusă avizării, răspunsuri, clarificări și dovada realizării măsurilor, precum și orice alte solicitări adresate de către persoanele fizice și juridice inspectoratelor teritoriale de muncă”, se detaliază în document.
Implementarea noului sistem se va realiza etapizat, iar termenele exacte vor fi anunțate după adoptarea actului normativ. „Calendarul prezentat are patru pași: adoptarea actului normativ, darea în folosință a SPV, înrolarea etapizată a angajatorilor în intervalul stabilit prin lege și, ca țintă finală, relația fără hârtie. Până la termenul stabilit, cele două canale vor coexista”, se menționează în comunicat.
Inspecția Muncii va utiliza, de asemenea, platforma SIAMC 2.0, care va permite gestionarea electronică a documentelor și orientarea controalelor în funcție de riscurile identificate. „O componentă esențială este platforma analitică, ce recalculează periodic indicatorii de risc și corelează informațiile colectate online cu datele existente în sistemele instituției. Inspectorii vor avea acces mobil la aceste informații direct în timpul controlului”, precizează sursa citată.
Dantes Nicolae Bratu a subliniat că utilizarea analizei automate a riscurilor nu presupune intensificarea controalelor, ci o mai bună direcționare a acestora. „Controlul orientat pe risc nu înseamnă mai multe controale. Înseamnă controale mai bine țintite. Un angajator care își ține documentele în ordine are tot interesul ca sistemul să poată vedea asta”, a adăugat Bratu.
Potrivit Inspecției Muncii, angajatorii se pot pregăti pentru utilizarea viitoarei platforme prin obținerea unei semnături electronice calificate, desemnarea unei persoane responsabile de relația cu inspectoratul și organizarea documentelor de personal și de securitate și sănătate în muncă în format electronic.
Strategia de digitalizare și calendarul de lansare a Spațiului Privat Virtual au fost prezentate la congresul HRNext, desfășurat pe 16 octombrie 2023, la București.
