Transformă-ți procesul de aprobat și plătit facturi cu Expert Procurement RO e-Factura
Compania românească Expert Software a dezvoltat platforma Expert Procurement RO e-Factura, care are rolul de a automatiza procesele de validare, aprobat, plată și înregistrare a facturilor de intrare din sistemul ANAF RO e-Factura. Această platformă, o variantă simplificată a soluției complete Expert Procurement, este destinată companiilor care nu au implementat încă un sistem de procurement/procure-to-pay și care caută o soluție intuitivă, cu integrare nativă în sistemul ANAF RO e-Factura.
Astfel, companiile pot automatiza procesele de validare, aprobat și plată a facturilor primite prin ANAF RO e-Factura, ceea ce conduce la accelerarea și controlul fluxului de lucru, creșterea productivității și îmbunătățirea relațiilor cu furnizorii.
Sistemul procure-to-pay, indispensabil companiilor din toate industriile
Modificările legislative recente din România au impus schimbări importante în gestionarea facturilor de intrare pentru companii. Până la 1 iulie 2024, facturile erau colectate din diverse surse (cum ar fi e-mail sau poștă) și transmise departamentului financiar-contabil pentru aprobat și plată. Odată cu obligativitatea utilizării sistemului național RO e-Factura, facturile trebuie preluate exclusiv prin sistemul ANAF, iar înregistrarea contabilă este permisă doar pentru cele transferate electronic.
Astfel, originalul facturii de achiziție este fișierul XML semnat electronic de Ministerul de Finanțe, care trebuie integrat corect în sistemele interne pentru a evita sancțiunile. În acest context, un sistem eficient care să preia, valideze, aprobe și înregistreze aceste documente devine necesar pentru companiile din toate industriile.
Ce oferă platforma Expert Procurement RO e-Factura?
Multe companii se confruntă cu dificultăți în gestionarea documentelor financiare, respectarea termenelor de plată și verificarea conformității facturilor. Lipsa unui sistem bine pus la punct poate duce la întârzieri în înregistrarea și plata facturilor, precum și la erori care pot genera pierderi financiare. Platforma Expert Procurement RO e-Factura oferă un set de funcții esențiale:
- Managementul furnizorilor: Permite clasificarea furnizorilor pe categorii de produse/servicii, alocarea responsabililor interni și sincronizarea automată cu bazele de date ANAF pentru verificarea statusului fiscal al furnizorilor.
- Captarea automată a facturilor: Facturile de intrare sunt preluate fie prin integrarea cu Expert Supplier RO e-Factura, fie din aplicațiile existente conectate la sistemul ANAF, iar datele sunt extrase automat din fișierul XML.
- Validarea documentelor: Facturile sunt verificate pentru conformitate și se asociază automat cu documente justificative. Duplicarea facturilor este prevenită prin detecția automată a erorilor.
- Aprobarea facturilor: Un motor de workflow direcționează automat documentele către factorii de decizie și îi notifică prin e-mail, permițând delegarea responsabilităților și trasabilitatea completă a acțiunilor utilizatorilor.
- Înregistrarea contabilă: Facturile aprobate sunt sincronizate cu sistemul ERP al companiei (Charisma, SAP, Oracle Financials, Priority ERP etc.), fie prin actualizarea statusului, fie prin înregistrarea detaliilor contabile.
- Plata facturilor: Integrările cu sistemele bancare permit automatizarea plăților, generând fișiere conforme pentru importul în platformele de online banking ale băncilor partenere.
Avantajele cheie ale Expert Procurement RO e-Factura
Expert Procurement RO e-Factura este o soluție ușor de implementat, optimizată pentru cerințele fiscale românești. Iată beneficiile pe care le aduce această platformă:
- Accesibilitate și securitate: Companiile pot gestiona procesele de achiziții în mod sigur și eficient, de pe orice browser web.
- Conformitate fiscală garantată: Asigură conformitatea fiscală prin integrarea nativă cu ANAF RO e-Factura, eliminând riscul penalităților asociate neconformării.
- Gestionarea eficientă a relației cu furnizorii: Ajută la optimizarea și eficientizarea relației cu furnizorii prin controlul total asupra procesului de aprobat a plății facturilor.
- Reducerea timpului de procesare: Fluxurile de aprobat și validare sunt complet automatizate, reducând semnificativ timpul alocat procesării documentelor.
- Scalabilitate: Poate fi extins spre o soluție completă de gestionare a procesului de achiziții, cum este Expert Procurement.
Expert Procurement, soluția completă pentru automatizarea procesului de achiziții
Expert Procurement RO e-Factura este o variantă simplificată a Expert Procurement, care reprezintă soluția completă, de tip procure-to-pay, pentru automatizarea și controlul întregului proces de achiziții. Prin utilizarea Expert Procurement, toate documentele din procesul de achiziție sunt gestionate într-o singură interfață, fluxurile de lucru sunt automatizate, iar relația cu furnizorii este administrată eficient și transparent.
Datele și documentele sunt integrate automat cu sistemele financiare și operaționale, în timp ce funcția e-Invoicing permite automatizarea procesării facturilor de intrare prin integrarea cu RO e-Factura.
